1. Introducción
Si tienes planeado levantar una ronda de inversión, es importante que prepares toda la documentación antes de hablar con inversores. Llamamos Data Room, al lugar (digital) donde el emprendedor sube esta documentación.
En este post te contamos lo básico sobre el Data Room para inversores y cómo Imperia SCM, empresa de nuestro Portfolio, lo ha construido para su última ronda de inversión Se trata de un SaaS para la gestión integral de la cadena de suministro, abarcando la previsión de demanda, producción y aprovisionamiento. En marzo24’ captó 3 M€ de inversión en una ronda liderada por Samaipata y en la cual participamos All Iron Ventures, Accel Starter Programme, Draper B1 y Angels Capital.
Al final del post te dejamos un enlace con una plantilla de Data Room creada por Imperia.
2. Información general sobre el Data Room
¿Qué es un Data Room?
Lugar digital donde el emprendedor sube información relevante de la empresa para que el inversor pueda analizar la oportunidad. El objetivo del Data Room es tener en un solo lugar toda la información (bien ordenada) para evitar las muchas idas y venidas de preguntas y respuestas con el inversor y así agilizar el proceso de toma de decisión.
¿Cuándo prepararlo?
Antes de empezar a contactar y hablar con los inversores. Recomendamos mínimo 1 mes antes.
¿Cuándo compartirlo con el inversor?
Si hay una respuesta favorable posterior a la primera reunión, lo habitual es que el inversor te pida información detallada. Consideramos que es entonces el momento adecuado para compartir el Data Room (con el nivel de acceso que consideres). Si tienes inversores históricos, te recomendamos compartir previamente con ellos el Data Room para que te den inputs de mejora.
¿Qué debe contener?
Para empresas en etapa Seed, recomendamos que el Data Room contenga:
- One Pager
- Investor Deck
- Plan financiero mensualizado con histórico y previsión mínima de 18 meses. Añadir pestañas con: unit economics, KPIs relevantes y métricas de uso
- CapTable (evolución hasta la ronda actual y en formato excel para que el inversor pueda hacer escenarios)
- Área de negocio (aquí puedes poner presentación comercial, contratos con clientes importantes, el pipeline de clientes, un apartado de Investor Q&A)
- Área contable-financiera (CCAA cerradas)
Para etapas más avanzadas, el inversor puede requerir mayor información (ver plantilla Imperia).
¿En qué idioma debe estar la información?
Recomendamos preparar la documentación en inglés sólo para rondas internacionales (normalmente a partir de Series A). Hasta entonces es más práctico en castellano.
¿En qué soporte digital?
Desde Angels solemos recibir el Data Room en Notion o Google Drive. Personalmente, nos parece más visual y práctico Notion aunque Google Drive es más que suficiente para etapas muy incipientes.
A continuación, os dejamos una entrevista realizada a Imperia para dar respuesta a muchas de las inquietudes que surgen a la hora de construir un Data Room para inversores. Al final del todo encontrarás un enlace con una plantilla al Data Room.
3. Caso real: Imperia SCM. Sobre el DataRoom
¿Quién del equipo se ocupó de preparar el Data Room?
José Tomás y Álvaro (fundadores) lideraron y aportaron la información y visión estratégica de la compañía. Ramón (marketing lead) se ocupó de la ejecución y creación de la estructura para plantearlo de forma adecuada e interesante para el posible inversor.
¿Cuándo empezasteis y cuánto tiempo os llevó preparar el Data Room?
Empezamos 4 meses antes de abrir la ronda (verano de por medio) y aproximadamente tardamos en prepararlo unas 2 semanas, en las que se necesitó cooperación por parte de todas las partes implicadas. Ventas, Marketing, Finanzas, Operaciones y HR.
Recomendación
Como fundadores en búsqueda de inversión, se debe reducir al máximo el tiempo desde el primer contacto con el inversor hasta la recepción del term sheet tener toda esta información bien estructurada y presentada, transmite seriedad, profesionalidad y además pone “fácil” el análisis para la toma de decisión final.
¿Nutristeis el Data Room de forma continua?
Nuestro proceso de creación fue iterativo, incluso después de finalizarlo. Tener los datos lo más actualizados posible es crucial para reflejar una visión real de la compañía.
Recomendación
Para evitar pérdidas de tiempo con correcciones de datos y formatos adecuados, es importante asegurarse primero de cuál es la forma en la que te van a solicitar los datos los inversores. Por ejemplo, ajustar todas las métricas sin IVA o poner todas las cifras con la misma medida (M€ / K€ / …)..
¿Pedisteis feedback del Data Room antes de compartirlo con inversores potenciales?
En nuestro caso pedimos feedback a nuestros inversores actuales y el feedback fue recibiéndose con el envío del Data Room a los nuevos inversores, iterando aquello en lo que se podía ir mejorando.
¿En qué momento compartíais el Data Room con cada inversor?
Siempre compartíamos el Data Room Overview después de la primera llamada si había interés por el inversor. Y si en base a la información, el inversor mostraba interés en avanzar generábamos una reunión adicional para posteriormente enviarle el Data Room completo con toda la información.
Recomendación
Gestionar el envío del Data Room de forma precisa, únicamente dando acceso a los realmente interesados y hacer un muy buen seguimiento de la oportunidad para avanzar en el funnel hasta el cierre de la inversión.
¿En qué plataforma hicisteis el Data Room y por qué?
Elegimos utilizar Notion en lugar de otras alternativas debido a su flexibilidad, capacidad de organización y funcionalidades colaborativas avanzadas. Notion nos permitió crear un Data Room altamente personalizable y estructurado de manera eficiente, con la capacidad de agregar contenido de diversos formatos y organizarlo de forma coherente. Además, las características de colaboración en tiempo real de Notion fueron fundamentales para nuestro equipo, ya que facilitaron la edición conjunta y la revisión del contenido de manera fluida.
Nota: coste aproximado de 15€ por usuario.
¿Cualquier persona que tuviese vuestro enlace al Data Room podía acceder?
En cuanto al tema de permisos, teníamos un control riguroso sobre quién podía acceder a la información. En lugar de permitir el acceso a cualquier persona con el enlace, optamos por enviar invitaciones personalizadas a los inversores seleccionados. Esto nos permitió tener un control total sobre quién accedía a qué contenido y garantizar la confidencialidad de la información.
Recomendación
Recomendación: Asegurarse de recopilar los correos electrónicos de los inversores interesados para enviarles invitaciones personalizadas. Esta práctica no solo garantiza un acceso seguro y controlado al Data Room, sino que también facilita la comunicación directa.
¿En función de lo avanzado que estuvieseis con un inversor le dabais acceso a más o menos información del Data Room?
En nuestro proceso, implementamos diferentes niveles de acceso en función del nivel de compromiso e interés de los inversores. Para aquellos en las primeras etapas de conversación, proporcionamos acceso limitado al “Data Room Overview», que contenía información general sobre nuestra empresa y operaciones. Este nivel de acceso estaba diseñado para brindar una visión general y generar interés inicial.
Para inversores más avanzados, especialmente aquellos que habían expresado un interés más serio o habían enviado solicitudes de información detallada, ofrecíamos acceso completo al segundo Data Room, más completo. Este contenía información más detallada y confidencial sobre nuestra empresa, incluyendo datos financieros, estrategias comerciales y otros aspectos relevantes.
¿Hay información que no se pueda/deba subir al Data Room por temas de confidencialidad?
En el Data Room ampliado teníamos prácticamente toda la información, segmentando muy poca. Quizás la composición detallada del captable, escrituras, etc. son los documentos que no subimos y que tampoco aportaban valor hasta una fase muy avanzada en el análisis de la oportunidad.
¿Qué pasó con el Data Room una vez cerrasteis la ronda?
Hemos optado por conservarlo para rondas posteriores. Mantenerlo nos permite tener una referencia actualizada de nuestra información empresarial y financiera, lo cual es muy útil para seguir en conversación con posibles futuros inversores.
3. Caso real: Imperia SCM. Sobre el Contenido
Producto.
¿Pusisteis a disposición del inversor credenciales de prueba para que pudiese realizar una demo de producto?
No, sin embargo, ofrecimos una variedad de recursos visuales, incluidos videos detallados que mostraban el funcionamiento interno de la herramienta. Estos videos proporcionaban una visión clara y completa de todas las características y funcionalidades, permitiendo a los inversores comprender el potencial y la utilidad de la herramienta de manera efectiva. Además, organizamos la información en capas dentro del Data Room, comenzando con videos más generales y comerciales en las primeras etapas, y luego proporcionando contenido más específico y detallado a medida que avanzaban en su interés y necesidades. Esta estrategia nos permitió ofrecer información de manera progresiva y evitar abrumar a los inversores con detalles complejos demasiado pronto.
Métricas de uso.
¿Pusisteis a disposición del inversor credenciales de acceso al dashboard interno para ver las métricas de uso en detalle?
No, en su lugar, transferimos los datos pertinentes a nuestro Data Room de forma manual.
Plan Financiero.
¿Qué periodo de tiempo reflejasteis en el Plan Financiero?
En nuestro caso, plasmamos el P&L y CF históricos y proyecciones a 3 años, con foco en los 18 meses próximos hasta la siguiente ronda. En estos 18 meses es importante definir todas las hipótesis de crecimiento con detalle y materiales que las acompañan. Como, por ejemplo, plan de contrataciones en ventas, acompañado del Sales Play Book que se llevará, plan de Onboarding, curva de aprendizaje esperada y las ventas proyectadas.
Contabilidad.
¿Qué documentos de contabilidad subisteis?
Siempre se adjuntan todos los documentos contables al cierre, anualizados y en caso de llevar meses en curso se adjuntan los cierres trimestrales más actualizados posibles (pedir a la asesoría). Tanto en PDF como Excel y con el mayor detalle posible.
Recomendación final
El proceso de elaboración de la documentación de la ronda, en nuestra opinión, es el factor clave y diferenciador del éxito para conseguir un TS lo antes posible. Puede llevar una carga elevada de tiempo su preparación, pero es tiempo que se ahorra y agiliza en el proceso de decisión por parte del inversor.
Como mayor aprendizaje y recomendación, destacamos el realizar un esfuerzo grande en la preparación tanto del Overview como del Data Room completo, para mostrar la mejor posible foto de la compañía actual y futura, con el siguiente objetivo: que el inversor tenga toda la información necesaria para tomar una decisión analítica sobre la inversión.
En el siguiente enlace encontrarás la plantilla que Imperia utiliza para su Data Room.
Para profundizar más en el tema, puedes leer la entrada del Magazine:
